Mesajele electronice au intrat, deja, in rutina de comunicare a societatii in care traim. La serviciu sau in viata privata, de multe ori preferam aceasta forma de a ne transmite gandurile, pentru ca este la indemana, simpla si eficienta. La fel ca orice alt mijloc de comunicare, si e-mailul are, insa, regulile sale de eticheta, pe care e bine sa le respectam in orice situatie. Iata cateva dintre ele:
• Atunci cand ii scrii cuiva pentru prima data, mai intai prezinta-te, pe scurt. Nu presupune ca interlocutorul deja te cunoaste. Este un gest de curtoazie care va conta mult in comunicarea voastra ulterioara.
• Intotdeauna completeaza casuta cu ”subiectul mesajului”. Scrie cateva cuvinte in care sa descrii despre este vorba in e-mailul respectiv.
• Evita prescurtarile devenite deja obisnuite in aplicatiile de tip messenger. Asadar, fara ”lol”, ”brb” sau alte abrevieri care nu au ce cauta intr-o comunicare de acest tip, mai ales daca mesajul este unul din sfera profesionala.
• Nu face abuz de semnele de exclamatie. Nu ai vreun motiv sa ii dai destinatarului impresia ca are de-a face cu o persoana care nu isi poate stapani nervii, nici macar in scris. De asemenea, evita mesajele scrise integral cu majuscule (caps-lock). In spatiul virtual, sunt echivalate cu un ton ridicat sau chiar cu tipatul.
• Evita impartasirea de informatii confidentiale sau de date personale prin e-mail.
• Atunci cand primesti un mesaj, fa tot posibilul sa ii raspunzi cat mai repede. Nu il uita undeva in inbox, mai ales daca e vorba de o chestiune urgenta.
• Abtine-te sa folosesti cuvinte din jargon sau emoticonuri atunci cand scrii un e-mail profesional.
• Tine cont ca, odata trimis, un mesaj va ramane pentru totdeauna in arhiva destinatarului. Inainte de a apasa butonul ”send”, reciteste ce ai scris si gandeste-te daca ai putea regreta mai tarziu ceva din continutul mesajului respectiv.
• Atunci cand e-mailul contine attachment-uri de dimensiuni mari, avertizeaza-l pe cel care urmeaza sa il deschida.
• Nu abuza de optiunea ”high priority”. Foloseste-o doar atunci cand continutul comunicarii tale este cu adevarat important.